Никак

В продолжение предыдущей статьи

Каждый хочет всё успевать и ничего не забывать. Но давайте честно: всё в голове не удержишь. Поэтому главный навык — выгружать из головы.

Я перепробовал много инструментов. И важный вывод: в чистом виде ни один инструмент не работает. Работает только комплексный подход.

Когда-то мне рассказали, что один из создателей P3.Express хранит резюме проектов в обычных текстовых файлах. После этого у меня окончательно отпал комплекс, что «я что-то делаю не так», используя блокнот на компьютере для ряда задач. Даже люди с огромным опытом управления проектами используют максимально аскетичные инструменты, если им так удобнее.

1. Базовые принципы

Задач всегда будет много.
Ключевое — приоритизация. Она идёт не от срочности, а от стратегии.
Если приоритеты по проектам выставлены, задачи подтягиваются сами.

Все задачи в тактике — только из стратегии.
Никаких «левых» задач. Иначе начинается распыление: вроде срочно и важно, но к проектам не относится.

Планировать неделю заранее.
Лучше сесть в пятницу или на выходных, разложить следующую неделю и потом уже актуализировать (при необходимости).

2. Инструменты (как у меня устроено)

Верхний уровень — CRM.
Все проекты должны быть там: описание, зачем проект, краткое резюме, бюджет — хотя бы в сыром виде. Это стратегический уровень.

Тактика — максимально гибкий инструмент.
Электронный блокнот. Раз в неделю выписываю задачи из CRM и дальше работаю с ними каждый день.

Лично мне в блокноте удобно:
— группировать задачи по дням;
— менять категории на лету;
— быстро адаптироваться под текущий контекст (встречи, документы, выезды).

Выезды и встречи — аналог, потом оцифровка.
Записываю от руки — это быстрее. После встречи обязательно оцифровываю и добавляю задачи в план, а проекты — в CRM.

Что точно не работает:

● Хранить задачи в мессенджерах
● Вести общие задачи в текстах без структуры
● Надеяться на память

Если задачи командные — всё должно быть в одном месте, с понятными правилами работы. Иначе синхронизации не будет.

Я рассказал, как это устроено у меня. А что у вас работает?

Голосование на моем канале в Telegram, посмотрим как у кого устроена работа.

Если будет отклик (ваши реакции и комментарии) — в следующем посте разберу инструменты тайм-менеджмента подробнее