Внедрение системы учета ИТ-оборудования.
В современном мире в каждой компании есть компьютерная техника. Но одно дело, если штат не превышает 10 человек. А если в организации насчитывается порядка 100 и более рабочих мест, то как вести учет и осуществлять контроль за техникой? Очень просто – автоматизировать процесс. Этот кейс как раз о создании такой системы, координации работы всех связующих сторон.
В современном мире в каждой компании есть компьютерная техника. Но одно дело, если штат не превышает 10 человек. А если в организации насчитывается порядка 100 и более рабочих мест, то как вести учет и осуществлять контроль за техникой? Очень просто – автоматизировать этот процесс.
Этот кейс как раз о создании такой системы, координации работы всех связующих сторон.
Исходные данные
Организация со штатом сотрудников 1 000 человек с учетом нескольких филиалов. Практически каждый человек в компании имеет персональное автоматизированное рабочее место. Но учет и контроль передвижения техники не структурирован: данные заносятся в таблицы Excel, ведутся рукописные журналы. Прежде всего, неудобно и трудоемко хранить и осуществлять поиск информации в бумажном виде. Информация вовремя не корректируется, как и не передаются своевременно данные в главный офис.
Что было сделано
После анализа и выявления проблем было принято решение разработать автоматизированную систему учета и контроля ИТ-техники организации.
Первоочередная решенная задача – собрать подходящую команду. Мне удалось подобрать компетентных специалистов: разработчиков, дизайнера и аналитиков.
Весь процесс учета и контроля был переведён в единый электронный вид. Автоматизированы также процессы, которые связаны с приёмом новой техники, учет заявок на обслуживание, ведение учета ремонтов техники.
В системе реализована возможность ведения отчетности, выгрузки информации по запросу аппарата управления. Учтена также автоматическая постановка задач ответственным за технику сотрудникам.
Процесс работы с данными полностью автоматизирован. Благодаря отчетам аппарату управления стало легче рассчитывать бюджет на ремонт или закупку техники.
Результат
Созданная система учета и контроля ИТ-техники успешно и непрерывно работает с 2018 года. Обеспечена поддержка информационной базы о поступивших и находящихся в процессе ремонта средствах оргтехники и расходных материалов. Все журналы переведены в цифровой вид и ведутся в системе, при необходимости можно выгрузить в виде форм для печати. Например, формирования актов приема-передачи в другие организации для обслуживания и ремонта.
Если ваша организация нуждается в организации учета ИТ-оснащения, подборе или разработке программного обеспечения, отладки процессов или внедрения новых – смело обращайтесь к нам.