В крупных организациях проходят заседания и совещания разного значения и масштаба. Конечно, протокол мероприятия чаще ведется вручную. Но всегда стоить помнить про человеческий фактор – что-то может быть упущено. Именно поэтому заказчиком было принято решение о внедрении комплекса аудиофиксации.

Исходные данные

Организация регионального уровня. Появилась потребность в аудиофиксации заседаний во всех филиалах по области. Срок реализации – год. При этом важно интегрировать комплексы с имеющейся системой электронного документооборота.

Если структурировать задачи, которые должен решать комплекс, то это выглядит так:

– запись, хранение, архивирование информации о ходе заседания в цифровом формате;

– создание в электронном виде шаблона протокола заседания с зафиксированными в хронологической последовательности процессуальными действиями и выступлениями участников заседания с одновременной привязкой процессуальных действий и выступлений участников процесса к соответствующим фрагментам аудиозаписи;

– создание протокола заседания путем редактирования пользователем шаблона протокола заседания;

– экспорт аудиозаписи и протокола на различные внешние носители;

– хранение аудиозаписей и протокола заседаний, полученных Комплексом;

– взаимодействие с системой документооборота.

Что было сделано

Подобрано соответствующее решение, которое позволяет решить поставленные задачи. Сформировано обоснование выделения средств на реализацию. Была подобрана команда профессионалов: поставщики, инженеры-интеграторы, аналитики для тестирования и подготовки документации.

Реализовано внедрение и тестирование на местах. Проведена демонстрация работы для пользователей, подготовлены инструкции и организовано краткое обучение взаимодействию с системой.

Комплекс представляет собой совокупность программно – технических средств, предназначенных для автоматизации процессов ведения аудиозаписи и протоколирования заседаний.

Результат

Возможности, которые дает комплекс:

– обеспечивает непрерывную аудиозапись хода заседания;

– формирование шаблона протокола заседания во время аудиозаписи с привязкой к записываемым аудиоданным;

– фиксацию процессуальных действий в хронологической последовательности и синхронизацию этих действий с соответствующими фрагментами аудиозаписи;

– прослушивание записи заседания после ее окончания;

– формирование протокола заседания после его завершения.

Всего было установлено более 230 систем. Работы были выполнены в срок. Так же на перспективу были заложены возможности дальнейшего развития системы. В частности, внедрения системы искусственного интеллекта для распознавания речи и формирования документов в автоматическом режиме.