Программные продукты, несмотря на скорость цифровизации, не всегда дают возможность автоматизировать сразу все процессы. Это и послужило основным толчком для создания решения, о котором расскажу ниже.

Исходные данные

Организация с филиалами по области. Бухгалтерия централизована. В филиалах ведется прием платежей. Передача данных о них отправляется вручную в центральный аппарат, который после этого выгружает данные в ГИС ГМП.

Ранее внедрено локальное решение для формирования файлов с начислениями. Отправка на местах производилась вручную. Выгрузка и обработка полученной информации в центральном филиале также осуществляется вручную.

Упрощение работы есть, но далеко не полное. Основные проблемы:

– передача информации осуществляется вручную;

– нет инструмента контроля со стороны аппарата управления, версий ПО на месте, регулярности и качества выгрузки;

– не налажен процесс планирования внесений изменений в ПО.

Что было сделано

Осуществлена задача по координации работы двух компаний-разработчиков: локального ПО на местах и 1С.Бухгалтерия для решения проблем.

Также организован процесс тестирования ПО в филиалах, систематизация и приоритезация требований заказчика – бухгалтерии.

Был создан и интегрирован сервис в 1С для автоматического приема и агрегации информации из филиалов.

Результат

Проект был успешно реализован в 2022 году.

Решенные задачи:

– взаимодействие программных продуктов теперь происходит по API;

– все основные функции работы бухгалтерии сфокусированы в 1С;

– руководство может получить актуальную информацию о своевременности работы с отчетной документацией (версии ПО, статистика выгрузки, качество данных) и принимать правильные организационные решения;

– соблюдаются требования 152-ФЗ «О персональных данных», так как используются защищенные каналы передачи информации;

– налажен процесс тестирования внедряемого ПО в филиалах и проверка совместимости с 1С;

– составлен план дальнейшей доработки программного обеспечения.

Этот проект показывает, что важно планировать разработку и тестирование внедряемых продуктов в систему организации. Все внедряемые решения должны соответствовать требованиям защиты информации и внедряться только в том случае, если решают проблемы пользователей и организации в целом. Выделение человека, который курирует проект / продукт поможет сфокусировать все разносторонние требования и направить команду в нужное направление, что наверняка приведет к успеху.